Time management

Time management is de coördinatie van taken en activiteiten om de effectiviteit van de inspanningen van een individu te maximaliseren. In wezen is het doel van timemanagement mensen in staat te stellen meer en beter werk gedaan te krijgen in minder tijd.

Elementen zijn organisatie, planning en roostering om zo goed mogelijk gebruik te maken van de tijd die het individu ter beschikking staat, terwijl ook rekening wordt gehouden met de specifieke situatie en relevante kenmerken van het individu.

De voordelen van effectief timemanagement gelden zowel voor het bedrijf als voor zijn werknemers. Als de werktijden van werknemers optimaal worden beheerd, zijn ze gelukkiger, creatiever en hebben ze minder kans op een burn-out. Voor het bedrijf vertaalt zich dat in een lager ziekteverzuim en verloop en meer productiviteit, innovatie en werknemersvoorkeur - die op hun beurt weer meer voordelen opleveren, zoals een verbeterde bedrijfsreputatie en werving van personeel.

Dr. Mallary Tytel, voorzitter van Healthy Workplaces in Bolton, Connecticut categoriseert belemmeringen voor effectief tijdmanagement als interne of externe factoren. Interne barrières zijn factoren als discipline en uitstelgedrag; externe barrières zijn factoren als werkdruk, werk- en werkplekbeperkingen en beschikbare bedrijfsmiddelen.

Een paar tips voor timemanagement:

  • Houd een week lang een dagboek bij van je activiteiten om te bepalen op welke momenten van de dag je waarschijnlijk het meest productief bent. Gebruik die informatie als leidraad bij het plannen van taken.
  • Neem aan het begin van elke dag de tijd om een plan te maken voor wat u wilt bereiken en hoe u dat wilt doen. 
  • Rooster taken in op basis van prioriteit en neem ongeplande tijd op in uw dag. 
  • Beheer uw communicatiebeschikbaarheid. Open uw e-mail- en instant messaging-applicaties op geplande tijden in plaats van ze de hele dag open te laten staan. 
  • Volg andere best practices op het gebied van e-mailbeheer, zoals het verwerken van uw e-mail in batches en het ordenen van berichten om ze op een later tijdstip te kunnen afhandelen.
  • Aannem dat u desondanks periodiek zult worden onderbroken en voeg tijd toe aan taken om rekening te houden met die onvermijdelijkheid.
  • Beheer uw werklast: Ga niet akkoord met meer werk dan u comfortabel kunt doen en bespreek onredelijke eisen met het management.

Zie ook: balans tussen werk en privéleven, 70-procentregel

Zie de lezing van Carnegie Mellon-professor Randy Pausch over timemanagement: