Social task management (STM) is een real-time, collaboratieve, op software gebaseerde benadering van bedrijfsactiviteiten die traditioneel worden uitgevoerd via asynchrone processen zoals het delen van documenten en statusupdates. STM-software is beschikbaar als een standalone product of als onderdeel van een grotere enterprise business software suite.
De meeste social task management producten bieden een portal interface die projectleden organiseert rond taken. Project mijlpalen, deadlines en andere details in verband met de taken worden gecoördineerd en gesynchroniseerd tussen gebruikerssystemen.
Alan Lepofsky, een analist bij Constellation Research, beschrijft de processen die betrokken zijn bij een typisch project zonder sociale samenwerking: Een manager plant vergaderingen om taken toe te wijzen en statussen te controleren. De voortgang wordt vastgelegd in een projectplan of spreadsheet. Dat plan wordt vervolgens gedeeld via een bestand, of gemaild. Als iemand een suggestie heeft, wordt een andere e-mail of instant message verstuurd. Het plan wordt bijgewerkt en opnieuw gedeeld. Dit proces herhaalt zich tot het project is afgerond. Volgens Lepofsky leidt deze manier van projectmanagement tot knelpunten, houdt het mensen per ongeluk of per abuis buiten de boot, beperkt het de samenwerking en kan het zelfs verwarring veroorzaken als een e-mail uit zijn verband wordt gerukt.
Lepofsky noemt vijf voordelen van social task management software:
- Activity streams geven alles weer wat er in een project gebeurt.
- Conversaties zijn in context met de juiste onderwerpen, waardoor mensen opmerkingen kunnen maken over het totale project of een specifiek item, waardoor verwarring wordt voorkomen.
- Media kan worden geïntegreerd in taken en opmerkingen. Iemand kan bijvoorbeeld een presentatie aan een bepaalde taak hechten.
- Werknemers kunnen een Favorieten- of Vind ik leuk-knop raken, die als barometer kan dienen.
- Woorden en zinnen kunnen worden getagd, zodat werknemers het item later kunnen terugvinden.
Verkopers van producten voor sociaal taakbeheer zijn onder meer Asana, AtTask, Do.com (onderdeel van Salesforce.com), Producteev, Mindjet en TeamBox.