Return merchandise authorization (RMA)

Een RMA (Return merchandise authorization) is een genummerde machtiging van een postorderbedrijf om een product te mogen retourneren. De meeste postorderbedrijven hebben een beleid voor retourzendingen. Sommige bedrijven staan alleen toe dat defecte producten worden geretourneerd; andere staan toe dat alle software wordt geretourneerd als deze ongeopend is. Het terugsturen van een defect product gaat als volgt:

  • Eerst moet de klant het technische supportkantoor bellen en met een technicus spreken. De technicus helpt te bepalen of het product inderdaad defect is. Meestal moet de klant een aantal vragen beantwoorden en de aanwijzingen van de technicus opvolgen om het product in kwestie te testen. Als de technicus van mening is dat het product defect is, geeft de technicus een RMA af. Dit proces is vooral belangrijk voor software. De meeste handelaren staan niet toe dat software wordt geretourneerd tenzij de verpakking ongeopend is. Dit beleid voorkomt softwarepiraterij. Sommige verkopers staan de klant toe een e-mail te sturen met het verzoek om een RMA in plaats van te moeten bellen.
  • Ten tweede moet de klant het RMA-nummer op de buitenkant van de doos schrijven waarin het product wordt verzonden. Het is belangrijk om alle originele dozen, handleidingen en eventuele andere items met het product mee te sturen. Als een retourzending wordt verzonden zonder een RMA-nummer, kan de winkelier het product terugsturen naar de klant of een restocking fee in rekening brengen.
  • Ten slotte stuurt de klant het product op de post. De meeste handelaren raden aan een verzendbedrijf te gebruiken dat pakketten kan traceren.

RMA-nummers zijn belangrijk voor zowel de handelaar als de klant. Een RMA-nummer vertelt de winkelier dat er een retourzending wordt gedaan en biedt bescherming tegen frauduleuze retourzendingen. De klant kan het RMA-nummer gebruiken om te informeren naar de voortgang van een retourzending. Als de klant bijvoorbeeld geen informatie over de retourzending heeft ontvangen, kan de klant de handelaar bellen en het RMA-nummer als referentie gebruiken.