Een project management framework is een set van processen, taken en hulpmiddelen die richting en structuur bieden voor de uitvoering van een project. Het raamwerk helpt organisaties bij het in kaart brengen van de voortgang van de afzonderlijke projectstappen, van begin tot voltooiing. Het raamwerk omvat alle aspecten van het project, van benodigde middelen en hulpmiddelen tot specifieke processen en taken.
Projectmanagement raamwerken worden meestal georganiseerd in drie hoofdcomponenten: de projectlevenscyclus, de projectcontrolecyclus, en hulpmiddelen en sjablonen. De projectlevenscyclus biedt een tijdlijn met doelen en mijlpalen voor vijf verschillende fasen. De projectbeheersingscyclus biedt functies voor bewaking en beheer. Tools en templates kunnen organisaties voorzien van kant-en-klare raamwerken die kunnen worden toegepast op projectimplementaties.
Populaire projectmanagement raamwerken zijn onder andere Agile, Scrum, PRINCE2, Integrated Project Management (IPM), waterval en Lean. Terwijl sommige raamwerken zijn ontworpen met algemeen projectmanagement in het achterhoofd, zijn andere ontstaan voor specifieke doeleinden zoals softwareontwikkeling of productie, met gebruik dat zich na verloop van tijd heeft verbreed naar andere projecttypen.
De 5 fasen van de projectbeheersingscyclus
Projectlevenscyclus, projectbeheersingscyclus, en tools en sjablonen
De projectbeheersingskaders zijn als volgt:
- De projectlevenscyclus bestaat uit vijf verschillende fasen: initiatie, planning, uitvoering, beheer en evaluatie. Het doel van de projectlevenscyclus is om een tijdlijn te bieden met doelen en mijlpalen die in elke fase moeten worden bereikt.
- Stadium 1: Initiatie. Dit is het beginstadium van het project. Tot de initiatie-activiteiten behoren brainstormen, onderzoek, haalbaarheidsanalyse en stakeholderinterviews. De focus van de initiatieffase moet liggen op het identificeren van de belangrijkste componenten die nodig zijn om het project in actie te zetten.
- Fase 2: Planning. Hier moeten degenen die de projecten plannen bepalen wie er specifiek bij de projecten betrokken zullen zijn, welke teams, en mijlpalen voor de voortgang en benchmarks voor succes plannen. Risicoanalyse en -beheer moeten in detail worden behandeld.
- Stadium 3: Uitvoering. Dit stadium bestaat uit de feitelijke productie van deliverables, en de specifieke actiepunten die van elk van de individuele teamleden worden vereist om de voortgang van het project te stimuleren.
- Stadium 4: Beheer. Deze fase richt zich op het documenteren, bewaken en rapporteren van de projectvoortgang bij elke mijlpaal. De belangrijkste resultaten moeten worden gedeeld met belanghebbenden.
- Stadium 5: Beoordeling. Deze fase vindt plaats aan het einde van het project. Hier zullen projectleiders en betrokken teamleden terugkijken en analyseren wat er goed ging in het project, welke tegenslagen/haperingen er waren, en bespreken hoe ze kunnen worden verbeterd met alle relevante belanghebbenden, klanten en productiepartners.
- De projectbeheersingscyclus omvat het actief bewaken en beheren van het project. Belangrijke functies van dit onderdeel zijn het beheren en beperken van risico's, het bijhouden van de voortgang tussen teams en teamleden, en het communiceren van de projectstatus met externe belanghebbenden. Bovendien worden communicatiekanalen tussen verschillende teams en projecten geopend. De projectbeheersingscyclus kent vijf eigen fasen.
- Stage 1: This stage involves drafting the initial plan, for teams involved in the project to follow.
- Stage 2: Here, the focus is on monitoring project progress across the involved teams.
- Stage 3: At this stage, project managers should evaluate actual progress and compare it to what progress was planned to be completed by that time.
- Stage 4: Project managers should look to identify if progress has deviated at all from the original plan and analyze the implications if so.
- Stage 5: If necessary, corrective action should be taken to steer the project back in the right direction.
- Tools and templates offer ready-made structure to organizations looking to implement project management frameworks. Er zijn veel tools en sjablonen beschikbaar, waarvan vele inmiddels algemeen worden gebruikt.
Common project management frameworks
Als het gaat om het kiezen van een project management framework, hebben projectmanagers verschillende opties. Terwijl sommige raamwerken zijn ontstaan voor algemene projectmanagementdoeleinden, zijn andere ontworpen voor specifieke gebruikssituaties - zoals bij softwareontwikkeling, IT-governancestructuur of verbetering van bedrijfsprocessen. Sommige raamwerken zijn ontworpen voor specifieke gebruikssituaties, maar worden sindsdien ook gebruikt voor een breder scala aan projecttypen.
Traditioneel projectmanagement. Een raamwerk dat is gebaseerd op de gids Project Management Body of Knowledge (PMBOK). PMBOK is ontworpen rond drie fasen van een project: input, hulpmiddelen en technieken, en output.
Agile.Dit raamwerk, dat is gebaseerd op korte leveringscycli, wordt vaak gebruikt voor projecten waarbij snelheid en flexibiliteit prioriteit hebben.
Lean.Dit raamwerk richt zich op het verminderen van onnodige verspilling van middelen en het optimaliseren van processen voor efficiëntie. Ontstaan uit Toyota's productieprocessen.
Critical chain project management (CCPM). Dit projectmanagementraamwerk is meer gericht op het gebruik en de toewijzing van specifieke resources, in tegenstelling tot het benadrukken van tijdslijnen.
Critical path method (CPM). Een stapsgewijze techniek, gebruikt voor procesplanning. Het tracht knelpunten en tijdskaderproblemen te verminderen door te bepalen welke taken kritiek zijn en welke niet.
Event chain methodology (ECM). Dit raamwerk richt zich op het beheren van gebeurtenissen - en ketens van gebeurtenissen - die van invloed zijn op de planningen van projecten, door rekening te houden met variabelen en onzekerheden.
Project headway.Een raamwerk voor work breakdown structure (WBS) dat is opgebouwd rond normen van het Project Management Institute (PMI) en dat alleen wordt aangeboden via PMI-lidmaatschap.
Geïntegreerde projectmethode (IPM). Een adaptieve en incrementele manier van projectoplevering. Het IPM-raamwerk verdeelt zijn kerngebieden in zes aandachtsgebieden:
- Managementprocessen en -functies
- Management deliverables
- Metrieken
- Rollen en verantwoordelijkheden
- Reviews en sign-offs
- Technieken
PRINCE2. Bevat een hoge mate van planning in een vroeg stadium. Dit projectmanagementframework is afkomstig van de Britse overheid, waar het nog steeds wordt gebruikt, en combineert veel bewezen praktijken van verschillende achtergronden en industrieën. Het wordt vaak gebruikt voor IT-projecten.
Watervalmethode. Opeenvolgend van aard, waarbij het werk tussen gedefinieerde fasen en werkstations stroomt. In het Waterfall-model gaat het werk pas naar de volgende fase na voltooiing van de vorige fase; werkstromen in omgekeerde richting worden over het algemeen ontmoedigd.
Cynefin>.Een variant van het Agile-framework, ontworpen door Dave Snowden bij IBM, om projectmanagers te helpen door middel van oorzaak en gevolg de situatie te classificeren die de drijvende kracht is achter een nieuw project -- en vervolgens de classificatie te gebruiken om de meest geschikte reactie te bepalen.
Scrum. Een Agile-raamwerk dat doorgaans wordt gebruikt voor complexe projecten. Scrum legt de nadruk op transparantie, inspectie en aanpassing. Scrum stimuleert iteratieve vooruitgang, verantwoordelijkheid en teamwerk. Het werk wordt opgedeeld in korte "sprints."
Extreme programming (XP). Een andere Agile-variant. Dit framework legt de nadruk op een incrementele, iteratieve benadering van productontwikkeling met cycli van voortdurend testen en herzien. Extreme programming is vooral gericht op bedrijfsresultaten.
Feature-driven development (FDD). Een raamwerk voor softwareontwikkeling dat gebruikmaakt van kortere iteraties en frequentere releases voor projecten. Dit raamwerk stimuleert een klantgerichte benadering van ontwikkeling.
Dynamic systems development method (DSDM). Een ander Agile leveringsraamwerk. DSDM bepaalt vaste factoren voor tijd, kwaliteit en kosten aan het begin van het project, en geeft vervolgens prioriteit aan wat het project moet hebben, zou moeten hebben, zou kunnen hebben en niet zal hebben.
Adaptieve softwareontwikkeling (ASD). Dit raamwerk voor softwareontwikkeling beschouwt voortdurende aanpassing aan werkprocessen als de norm.
Rational Unified Process (RUP). Dit raamwerk verdeelt de ontwikkeling in vier fasen: begin, uitwerking, constructie en overgang. Elk van deze fasen kent een eigen cyclus van modelleren, analyseren, ontwerpen, implementeren, testen en implementeren. RUP is vernoemd naar een divisie van IBM genaamd Rational, waar dit raamwerk vandaan komt.
Six Sigma.Een datagestuurd raamwerk dat berust op het systematisch meten en analyseren van kwaliteit, om het aantal defecten in het project zo dicht mogelijk bij nul te brengen.
Customer experience management (CEM). Een raamwerk dat uitgaat van een "outside-in"-benadering van projectprocessen, die zijn ontworpen rond specifieke, succesvolle klantresultaten.
Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Een raamwerk dat helpt bij de coördinatie van IT-functies ter ondersteuning van het bedrijf. Het helpt bij het identificeren, plannen, leveren en ondersteunen van IT-diensten.
COBIT PO10.2 (Control Objectives for Information and Related Technology). Een raamwerk dat verschillende componenten omvat: een algemeen masterplan, een plan voor de toewijzing van middelen, gedefinieerde deliverables, goedkeuring door gebruikers, oplevering in meerdere fasen, een testplan en een beoordelingsproces voor de post-implementatiefase.
Gemeenschappelijk raamwerk (COBIT + ISO17799 / 27001 + ITIL). Een raamwerk dat ITIL en COBIT combineert met ISO/IEC 27001 (de code voor beste praktijken op het gebied van informatiebeveiliging van de Internationale Organisatie voor Normalisatie).
Kaizen. Dit is een benadering die zich richt op de voortdurende verbetering van bedrijfsprocessen. Het uitgangspunt van Kaizen is dat kleine, voortdurende veranderingen aanzienlijke voordelen opleveren.
Project management framework best practices
Bij het implementeren van een project management framework is het van groot belang om gecontroleerde communicatiemethoden te hanteren. Succesvolle implementatie van een project management raamwerk vereist teamoverstijgende coördinatie van taken en inspanningen via meerdere communicatiekanalen.
Organisaties kunnen er baat bij hebben om sjablonen te maken en te gebruiken voor vergelijkbare soorten projecten. Omdat projectmanagementframeworks flexibel zijn, kunnen ze ook worden gebruikt om een verscheidenheid aan verschillende projecttypen te ondersteunen en kunnen ze zelfs worden aangepast of op maat gemaakt om beter te passen bij de specifieke projectstructuren en -stromen van een organisatie. Dit kan leiden tot een efficiënter algemeen proces voor de uitvoering van deze projecten.
Een andere best practice voor het implementeren van projectmanagementframeworks is het creëren van een centrale opslagplaats voor het opslaan van en toegang hebben tot alle relevante notities, documenten, communicatie en opmerkingen van een project. Dit kan nuttig zijn voor de evaluatiefase, om verbeterpunten vast te stellen die voor toekomstige projecten kunnen worden verbeterd.
Over het algemeen zijn projectmanagement raamwerken eenvoudig, flexibel en enigszins moeilijk te mislukken. Daarom richten best practices zich vaak op gebieden waar organisaties de efficiëntie verder kunnen optimaliseren.
Raamwerken voor projectmanagement versus methodologieën
Wanneer het op projectmanagement aankomt, worden de termen "raamwerk" en "methodologie" vaak door elkaar gebruikt, wat leidt tot verwarring over de verschillen tussen de termen. Er zijn echter wel degelijk verschillen tussen raamwerken en methodologieën.
Een projectmanagementmethodologie is minder flexibel dan een raamwerk. Het is een set van gedefinieerde praktijken, stappen en regels, voor specifieke use-cases. Methodologieën zijn van nature meer voorschrijvend. Methodologieën zijn zeer specifieke stappen die strikt moeten worden gevolgd.
Frameworks daarentegen bieden structuur en begeleiding, maar laten ook meer vrijheid toe. Ze zijn flexibel van aard en moeten worden gebruikt als lossere richtlijnen. Regels kunnen worden veranderd, aangenomen of losgelaten als dat nodig is.
Hoewel project management raamwerken verschillen van methodologieën, worden de twee termen vaak door elkaar gebruikt. Daarom bestaan er veel echte raamwerken die "methodologie" in de naam bevatten.