Presentatiebeheer is het onder toezicht creëren, distribueren, bijwerken en publiceren van berichten en visuals in presentaties binnen een hele onderneming. Strategisch presentatiebeheer moedigt organisaties aan om alle interne en externe presentaties als communicatiemiddelen te beschouwen.
Ondernemingen maken elke dag gebruik van presentaties om informatie over te brengen. Ondanks de cruciale rol die presentaties spelen, zien veel organisaties de workflows rond het maken en distribueren van deze middelen over het hoofd. In veel organisaties zijn PowerPoint-presentaties te vinden verspreid over netwerkmappen, laptopdesktops en oude e-mailketens. Wanneer het tijd is om een nieuwe presentatie te maken, verspilt een medewerker maar al te vaak uren aan het doorzoeken van oude decks met verouderde dia's, om vervolgens een eenmalige presentatie in elkaar te flansen die merkvreemde beelden en onnauwkeurige informatie bevat.
Met software voor presentatiebeheer kunnen bedrijven hun merk en boodschap in de hele onderneming controleren en interactieve presentaties aanmoedigen. De software kan ervoor zorgen dat alleen de meest actuele, relevante informatie beschikbaar wordt gesteld aan presentatoren, zodat bedrijven zich geen zorgen hoeven te maken dat de verkeerde informatie openbaar wordt gemaakt en een nalevingsrisico of public relations snafu ontstaat.
Een strategische benadering van presentatiebeheer is uiterst voordelig voor sterk gereguleerde sectoren, zoals de farmaceutische en de financiële sector, omdat het de nalevingsproblemen vermindert. Presentatiebeheer biedt bedrijven ook inzicht in gegevens en business intelligence (BI), zodat directeuren kunnen zien welke communicatiemiddelen goed werken en de middelen kunnen verbeteren die niet goed werken.
De onderdelen van een effectieve softwaresuite voor presentatiebeheer op bedrijfsniveau moeten het volgende omvatten:
Een centraal beheerde locatie voor presentatiemiddelen: PowerPoint-dia's, Word-documenten, Excel-spreadsheets, PDF's, infographics, video's, logo's en alle andere inhoud die is gemaakt om het merk van de onderneming te promoten of een dienst/product te verkopen, moet op één locatie worden opgeslagen die eenvoudig toegankelijk is voor iedereen die deze nodig heeft. Sommige organisaties benoemen een Directeur Presentatie Management die verantwoordelijk is voor het verzamelen, onderhouden en updaten van de centrale opslagplaats voor dia's.
Gecontroleerde Rechten: Beleid dat ervoor zorgt dat de juiste medewerkers toegang hebben tot de juiste informatie. Dit is vooral belangrijk in gereguleerde sectoren, zoals de farmaceutische en financiële sector. Presentatiebeheer, machtigingen zijn meer dan alleen "toegang", omdat ze dicteren wat de ontvanger kan doen met de presentatie - of dat nu downloads, bewerkingen, uitzendingen en delen omvat.
Forced messaging: Forced messaging garandeert dat medewerkers het volledige verhaal vertellen en niet de krenten uit de pap pikken zonder de juiste context te bieden. Dit aspect van presentatiebeheer beschermt gereguleerde bedrijven ook tegen het vergeten van openbaarmakingsverklaringen.
Organisatiebrede-updates: Automatisch pushen van de nieuwste feiten, cijfers en inhoud van merkboodschappen naar medewerkers die deze nodig hebben.