IT chargeback systeem

IT chargeback is een boekhoudstrategie waarbij de kosten van IT-diensten, hardware of software worden toegerekend aan het bedrijfsonderdeel waar ze worden gebruikt. Dit systeem staat in contrast met traditionele IT-boekhoudmodellen waarin een gecentraliseerde afdeling alle IT-kosten in een organisatie draagt en die kosten gewoon als bedrijfsoverhead worden behandeld. 

IT-doorbelastingssystemen worden soms "responsibility accounting" genoemd, omdat dit soort boekhouding aantoont welke afdelingen of individuen verantwoordelijk zijn voor belangrijke uitgaven. Dergelijke systemen zijn bedoeld om de verantwoordelijkheid bij de gebruikers te leggen en hen aan te moedigen de IT-diensten te behandelen als elk ander nutsbedrijf, wat op zijn beurt een matig gebruik stimuleert. 

Rapportagesystemen die gebruik maken van IT-doorbelasting kunnen beheerders helpen om duidelijk te zien welke factoren de kosten bepalen en om dienovereenkomstig te budgetteren. Een dergelijk systeem biedt eindgebruikers meer transparantie in welke bedrijfsbeslissingen kosten veroorzaken en helpt het management te bepalen hoe een grotere winstgevendheid kan worden bereikt. De kosten van legacy-systemen, redundanties of dure propriëtaire technologieën worden ook duidelijk, waardoor IT-personeel een effectieve reden heeft voor upgrades die bedoeld zijn om het gebruik te verbeteren of het energieverbruik en de administratietijd te verminderen. 

Omdat doorbelasting afhankelijk is van een verscheidenheid aan IT-metrieken om een eerlijke verdeling van de kosten te bieden, moet altijd een balans worden gevonden tussen de precisie van het systeem en de moeilijkheid om de benodigde gegevens te verzamelen. Complexe IT-doorbelastingssystemen kunnen afhankelijk zijn van een gedetailleerde boekhouding voor elke IT-gerelateerde uitgave, inclusief welke bedrijfseenheid de uitgave heeft gedaan en of het software, hardware of diensten betrof. Omdat de uitgaven voor een enkele post soms aanzienlijk kunnen zijn en gedeeld kunnen worden door meerdere bedrijfsonderdelen (bijvoorbeeld de aanschaf van een mainframe), zijn ook gebruiksgegevens van de IT-afdeling nodig om deze kosten op een eerlijke manier te verdelen.

Eenvoudige IT-doorbelastingssystemen zijn weinig meer dan een directe toewijzing van IT-kosten op basis van direct beschikbare informatie, zoals het aantal gebruikers, het aantal applicaties, of zelfs subjectieve schattingen. Bij een lagere mate van complexiteit, ruilt een organisatie een deel van de effectiviteit van IT chargeback in voor een kleinere last, in termen van tijd en geld die nodig is om de chargeback uit te voeren. 

Deze verschuiving verandert interne IT-systemen in dienstverleners die onafhankelijk van de organisatie als geheel kunnen worden beheerd. Een IT-doorbelastingssysteem levert nuttige meetgegevens op die kunnen worden vergeleken met de kosten van uitbesteding van dergelijke diensten aan een derde partij. IT-beheerders en CIO's kunnen bijvoorbeeld de doeltreffendheid van interne afdelingen vergelijken bij het voorzien van netwerken, het leveren van opslagcapaciteit, het overbrengen van netwerkgegevens of het handhaven van de uptime van webapplicaties. Er zijn ook andere toepassingen voor het systeem. Een CIO zou de resultaten van de IT-doorbelastingen van het afgelopen kwartaal aan een CEO kunnen voorleggen en aan de hand van die cijfers kunnen beoordelen of de inkomsten die zijn gegenereerd door gebruik te maken van zakelijke kansen, de kosten rechtvaardigen.

Ondanks dergelijke voordelen vinden sommige CIO's de interne politiek die gepaard gaat met het implementeren en onderhouden van IT-doorbelastingssystemen ontmoedigend, vooral in combinatie met administratieve kosten en aanzienlijke boekhoudkundige uitdagingen. Niettemin hebben IT-doorbelastingssystemen veel belangstelling gekregen nu de energiekosten en het energieverbruik de afgelopen jaren sterk zijn gestegen. De toenemende toepassing van private cloud-infrastructuren, software-as-a-service (SaaS) en on-demand service-georiënteerde architecturen (SOA) bij veel ondernemingen zou het meten van het gebruik en het toewijzen van kosten gemakkelijker kunnen maken dan ooit tevoren, aangezien IT-diensten worden behandeld als een nutsvoorziening.