Inbox Zero

Inbox Zero is een rigoureuze benadering van e-mail management met als doel de inbox te allen tijde leeg -- of bijna leeg -- te houden.

Inbox Zero is ontwikkeld door productiviteitsexpert Merlin Mann. Volgens Mann is de nul niet een verwijzing naar het aantal berichten in een inbox; het is "de hoeveelheid tijd die de hersenen van een werknemer in zijn inbox zit." Mann's punt is dat tijd en aandacht eindig zijn en wanneer een inbox wordt verward met een "to do" lijst, de productiviteit lijdt.

Mann identificeert vijf mogelijke acties om te nemen voor elk bericht: delete, delegate, respond, defer en do.

Hier volgen enkele van Mann's tips voor effectief e-mailbeheer:

  • Laat de e-mailclient niet open staan.
  • Verwerk e-mail periodiek gedurende de dag, misschien aan het begin van elk uur.
  • Verwijder of archiveer eerst zoveel mogelijk nieuwe berichten.
  • Stuur dan door wat het beste door iemand anders kan worden beantwoord.
  • Beantwoord onmiddellijk alle nieuwe berichten die in twee minuten of minder kunnen worden beantwoord.
  • Verplaats nieuwe berichten die langer dan twee minuten moeten worden beantwoord - en berichten die later kunnen worden beantwoord - naar een aparte map "waarop moet worden gereageerd".
  • Stel elke dag tijd vrij om te reageren op e-mail in de map "waarop moet worden gereageerd" of verwijder in de loop van de dag de e-mail in deze map.

Merlin Mann introduceert de inbox zero-benadering in een Google Tech Talk:

 

Zie ook: emailfaillissement, e-mailwoede, e-mailresponsbeheersysteem, munging