Eerlijke kans is een vereiste dat Amerikaanse overheidsinstanties die goederen of diensten kopen in het kader van een meervoudig gunningscontract, elk bedrijf dat dat contract heeft een gelijke kans geven om te reageren op een verzoek om een voorstel (RFP).
Eerlijke kans is bedoeld om "het speelveld gelijk te trekken", zodat instanties geen oneerlijk voordeel kunnen geven aan de ene contractant boven de andere. Het is van toepassing op bestellingen van meer dan $ 2.500.
Het concept van eerlijke kansen wordt voorgeschreven door de Federal Acquisition Regulation 16.505(b), maar het is aan de afzonderlijke agentschappen om te bepalen hoe zij ervoor zullen zorgen dat alle contractanten gelijk worden behandeld. Aanbestedende ambtenaren binnen elk bureau zijn verantwoordelijk voor het documenteren dat de eerlijke kans is uitgevoerd.
In het geval van een audit moet de documentatie gedetailleerd genoeg zijn om onomstotelijk aan te tonen dat het bureau tijdens de aanbestedingsprocedure gebruik heeft gemaakt van eerlijke kanspraktijken. Als bijvoorbeeld de prijs het enige criterium is voor een bepaalde verwerving, moet de documentatie bewijs bevatten dat een prijsanalyse is ontwikkeld en gebruikt en bewijs dat de totale levensduur van het product of de dienst in aanmerking is genomen.
Bureaus kunnen gunningsbeslissingen nemen op basis van de prijs alleen, maar het wordt aanbevolen om ook rekening te houden met de waarde, technische overwegingen en eerdere prestaties. Agentschappen wordt geadviseerd hun evaluatiecriteria met contractanten te delen, maar zij hoeven hun gunningsbeslissingen niet uit te leggen aan contractanten die geen opdracht krijgen.
Er zijn uitzonderingen op de eerlijke kans. Bestellingen van meer dan $2500 kunnen worden vrijgesteld van eerlijke kans-processen als de aanbestedende dienst bepaalt dat:
1.) De behoefte aan leveringen of diensten is zo dringend dat eerlijke kansen onaanvaardbare vertragingen zouden veroorzaken.
2.) De leveringen of diensten zijn zeer uniek en slechts één contractant is in staat om ze te leveren.
3.) De taakopdracht is een logisch vervolg op een opdracht die is verkregen door middel van eerlijke kans praktijken.
4.) Het plaatsen van de order bij een bepaalde contractant is noodzakelijk om aan een minimuminkomstengarantie te voldoen. In elk van deze gevallen moet de reden waarom wordt afgezien van eerlijke kansen adequaat worden gedocumenteerd.
Zie ook: Geautomatiseerd Best Value Systeem, volledige en open concurrentie, GSA Schedule 70, GSA SmartBuy, afkortingen en acroniemen voor aankopen bij de Amerikaanse marine
Diep dieper in op eerlijke kansen:
Federal Acquisition Regulation 16.505 kan online worden gevonden.