Enterprise content services zijn de evolutie van enterprise content management (ECM); hun doel is zich aan te passen aan de veranderende behoeften van ondernemingen en de opkomst van nieuwe technologieën, zoals cloud computing. ECM kan worden beschouwd als zowel een missie als een technologie. Hun missie is het bieden van een gecentraliseerd platform voor records management (RM) en de opslag en distributie van bedrijfsinformatie, alsmede het ondersteunen van naleving van regelgeving en risicobeheer. De technologie om die missie te ondersteunen is in de loop der jaren blijven groeien en is een inflexibel en enorm platform geworden dat niet in staat is om zich aan te passen en te voldoen aan de behoeften en verwachtingen van gebruikers, waardoor de transformatie naar contentdiensten noodzakelijk is geworden.
In een onderzoeksrapport uit 2017 markeerde onderzoeks- en adviesbureau Gartner het einde van ECM en maakte het plaats voor wat zij enterprise content services noemden. In een duidelijk antwoord op de opkomst van cloud computing definieert Gartner enterprise content services als een set van diensten en microservices die zowel als een geïntegreerde suite of als afzonderlijke, maar geïntegreerde applicaties kunnen opereren.
Voorheen volgde Gartner het ECM-leverancierslandschap in een Magic Quadrant-rapport. Nu publiceren ze een Magic Quadrant voor Content Services Platform, dat ze blijven updaten.
Met ECM waren organisaties verplicht een enorme suite aan mogelijkheden aan te schaffen, zelfs als ze slechts een kleine subset daarvan nodig hadden. Enterprise Content Services daarentegen bieden een aanpasbare aanpak voor het kopen en gebruiken van geïsoleerde mogelijkheden, soms van meerdere leveranciers. Enterprise content services delen gemeenschappelijke opslagplaatsen via applicatieprogramma-interfaces (API's) en ondersteunen een breed scala aan inhoudstypen en gebruiksscenario's.
Vandaag de dag vertrouwen organisaties niet meer op één opslagplaats, maar op een groeiend aantal daarvan, waaronder Dropbox, Box, Microsoft SharePoint en Google Drive. Enterprise Content Services bieden API-gestuurde microservices om deze repositories te verbinden met gerelateerde bedrijfstoepassingen. Ze ondersteunen een aanpasbaar raamwerk dat gemakkelijk integreert met nieuwe toepassingen en gebruikers de flexibiliteit biedt die ze nodig hebben.
Elementen van content services
Gartner definieert content services als bestaande uit drie elementen:
Content services-platforms vertegenwoordigen de evolutie van inflexibele ECM-suites. Platforms voor inhoudsdiensten bieden een eigen opslagplaats voor inhoud, maar integreren ook met andere opslagplaatsen via API's. Content services-platforms bieden tools die een kernset van algemene use-cases ondersteunen, zoals informatiebeheer, workflow, versiebeheer en analyses.
Content services-applicaties bieden use-cases die specifieker zijn dan de kernset die door content services-platforms wordt geboden. Voorbeelden zijn toepassingen die zijn toegesneden op verticale sectoren, maar ook contractbeheer en factuurbeheer.
Content services-componenten bieden extra functies bovenop bestaande toepassingen en kernfunctiesets. Voorbeelden hiervan zijn het vastleggen van documenten en het vertalen van talen.
Content services platforms versus ECM's
Bij het definiëren van de verschuiving van enterprise content management naar enterprise content services, benadrukte Gartner de verschuiving van een centrale opslagplaats als het middelpunt van de oplossing. De oplossing draait niet langer alleen om de opslag van content, maar ook om de manier waarop de content door individuen wordt gebruikt om samen te werken en te delen, en om bedrijfsprocessen te creëren waarmee inzichten worden gestimuleerd.
Er zijn nog meer verschillen tussen contentdiensten en ECM's, waaronder:
On-premises vs. cloud.De meeste ECM's werden geleverd als inflexibele, on-premises softwaresuites. Contentdiensten maken daarentegen gebruik van moderne, cloudgebaseerde technologieën, waaronder microservices.
API-centric.Terwijl ECM's beperkte integratiemogelijkheden boden en geen API-ondersteuning boden, zijn contentdiensten API-gedreven en maken ze gebruik van een gemeenschappelijke set REST API's voor het ophalen van en de toegang tot content in repositories van meerdere leveranciers.
Gebruikersinterface en -ervaring. Veel ECM's zijn 10 tot 15 jaar geleden ontworpen en maken gebruik van verouderde gebruikersinterfaces (UI) die een slechte gebruikerservaring (UX) opleveren. Contentdiensten daarentegen hebben moderne, gebruiksvriendelijke interfaces die de productiviteit van eindgebruikers maximaliseren en de gebruikerservaring optimaliseren.
Artificiële intelligentie (AI). dan bij ECM's maken contentdiensten gebruik van kunstmatige intelligentie voor automatische classificatie en tagging van content, waarbij gebruik wordt gemaakt van NLP (Natural Language Processing). Voorspellende analyses worden ook gebruikt om workflows en processen te automatiseren die traditioneel handmatig worden afgehandeld.
Een uitleg van hoe enterprise content management-platforms zich verhouden tot de nieuwere content services-platforms.
Voordelen van contentdiensten
Enterprise contentdiensten bieden de volgende voordelen:
Gemakkelijke en gemakkelijke toegang tot content. Met ECM werd alle content gecentraliseerd in één repository. Als zakelijke gebruikers een document of bestand nodig hadden, zochten ze in die opslagplaats en kregen ze daar toegang toe. Contentdiensten daarentegen ondersteunen een onderling verbonden wereld van repositories. Met behulp van API's wordt inhoud aan gebruikers geleverd, waar ze zich ook bevinden, in plaats van gebruikers te dwingen de inhoud in die ene opslagplaats te zoeken.
Flexibiliteit en keuze. Contentdiensten bieden gebruikers keuzemogelijkheden over waar inhoud wordt opgeslagen en toegankelijk is. De API-gestuurde architectuur biedt de flexibiliteit om aanvullende systemen en tools van meerdere leveranciers te integreren. Als een "out of the box"-integratie niet beschikbaar is, kan het platform eenvoudig worden ontwikkeld met behulp van de API.
Kostenbesparingen. ECM's zijn dure, inflexibele softwaresystemen die een aanzienlijke investering in hardware vereisen. Contentdiensten daarentegen worden geleverd met behulp van lichtgewicht, cloud-native microservices. De tools worden geleverd als een dienst, zonder investering in hardware. Verdere kostenbesparingen kunnen worden gevonden in de scheiding van mogelijkheden, aangezien organisaties alleen die functies kunnen aanschaffen die ze nodig hebben.