E-mail management

Email management is een systematische aanpak voor het maximaliseren van de efficiëntie van e-mail praktijken en het minimaliseren van de negatieve effecten die e-mail behandeling kan hebben op de productiviteit van een individu en werktevredenheid. 

Op de werkplek, kan het omgaan met e-mail ineffectief een aanzienlijke hoeveelheid van de tijd van een werknemer verspillen en kan ook andere werknemers belemmeren en een negatieve invloed hebben op de organisatie als geheel. Het afhandelen van e-mail kan meer dan 30 procent van de werkdag van een werknemer in beslag nemen, en misschien zelfs aanzienlijk meer als het afhandelingsgedrag niet wordt geoptimaliseerd.

Tips voor effectief e-mailbeheer zijn onder meer:

  • Het aantal keren dat u op een dag e-mail verwerkt, beperken. 
  • Beperk de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het verwerken van e-mail in een bepaalde sessie. 
  • Houd uw e-mailprogramma alleen open als u het actief behandelt. 
  • Kijk alleen naar e-mail als u het gaat verwerken. 
  • Zoveel mogelijk berichten direct verwijderen.
  • Onmiddellijk reageren op berichten die heel kort beantwoord kunnen worden. 
  • Berichten die later behandeld moeten worden naar een aparte map verplaatsen. 
  • Alleen reageren op e-mails die beantwoord moeten worden.
  • Beperk ontvangers tot zo weinig mogelijk personen. 
  • Beperk antwoorden.
  • Alle berichten verwijderen die na een bepaalde tijd nog niet zijn gearchiveerd.

Email management wordt meestal gecategoriseerd als een harde vaardigheid -- iets dat kan worden geleerd. Maar omdat het zo'n grote invloed heeft op de productiviteit van werknemers, wordt e-mailbeheer ook beschouwd als een onderdeel van belangrijke zachte vaardigheden, zoals timemanagement, organisatie en communicatie.

Zie ook: inbox zero, e-mail bankroet