Document metadata is informatie gekoppeld aan een tekst-gebaseerd bestand dat mogelijk niet zichtbaar is op de voorkant van het document; documenten kunnen ook ondersteunende elementen bevatten, zoals grafische afbeeldingen, foto's, tabellen en grafieken, die elk hun eigen metadata kunnen hebben.
metadata vat basisinformatie over gegevens samen, wat het vinden van en werken met bepaalde instanties van gegevens gemakkelijker kan maken. De mogelijkheid om door die metadata te filteren maakt het voor iemand veel gemakkelijker om een specifiek document of ander gegevensmiddel op verschillende manieren te vinden.
Documentmetadata in Microsoft Word omvatten bijvoorbeeld de bestandsgrootte, de datum waarop het document is gemaakt, de namen van de auteur en de meest recente wijzigaar, de data van eventuele wijzigingen en de totale bewerkingstijd. Verdere metadata kunnen worden toegevoegd, waaronder titel, tags en commentaar.
Editing functies zoals de "Wijzigingen bijhouden" optie in Word genereren ook metadata zoals tekst die is verwijderd en commentaar tussen auteurs en redacteuren. Omdat die inhoud gevoelige informatie kan bevatten, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van metadata beveiligingsmaatregelen en de juiste stappen te nemen om corporate data assets te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Document sanitization, bijvoorbeeld, is het proces dat ervoor zorgt dat alleen de bedoelde informatie uit een tekstbestand toegankelijk is.
Zie ook: metadatabeheer