Een discovery mailbox is een speciale doelmailbox die beheerders kunnen gebruiken om E-discovery zoekopdrachten uit te voeren in Exchange Server 2010 en latere versies, evenals in de gehoste e-mailservice Exchange Online.
Discovery is een juridisch proces dat ervoor zorgt dat elke partij die betrokken is bij een rechtszaak relevant bewijsmateriaal van de andere partij kan verkrijgen. Discovery omvat vaak de toegang tot getuigenverklaringen, verhoren en tal van verschillende documenten. De meeste bedrijven voeren een aanzienlijk deel van hun activiteiten uit via e-mail, waarbij vaak gevoelige details worden besproken en belangrijke documenten - zoals contracten, schema's en testresultaten - aan e-mail threads worden gehecht. Dit maakt e-mailsystemen en -opslag een cruciale bron van bewijs in een rechtszaak.
In een civiele procedure kan de eiser een discovery-verzoek gebruiken om kopieën van relevante e-mail en documenten te verkrijgen. Omdat bij discovery een evenwicht moet worden gevonden tussen privacy en het recht op toegang tot relevant bewijs, worden in een discovery-verzoek parameters voor de zoekcriteria vastgesteld. In een Exchange Server-omgeving worden de resultaten van een zoekopdracht gekopieerd naar de discovery mailbox; de inhoud kan worden verpakt op opslagmedia zoals een dvd en worden afgeleverd bij de partij die om discovery heeft verzocht.
Hoewel Exchange Server-setupprocessen standaard een discovery mailbox aanmaken, kunnen beheerders indien nodig extra discovery mailboxen aanmaken. Elke nieuwe discovery mailbox kan een opslagquota hebben van maximaal 50 GB en vereist de juiste machtigingen om toegang te verlenen aan geautoriseerde gebruikers. Een ontdekkingsmailbox kan niet worden omgezet naar een ander mailbox type. Berichten kunnen niet rechtstreeks naar een discovery mailbox worden verzonden.
Terwijl juridische professionals, compliance officers en human resources managers enige interactie zullen hebben met de discovery mailbox, maakt, configureert en beveiligt de Exchange Server beheerder de discovery mailbox. Beheerders moeten PowerShell - of Remote PowerShell voor Office 365 - gebruiken om een discovery mailbox en de bijbehorende machtigingen te beheren; het Exchange Admin Center kan niet worden gebruikt voor het beheer van discovery mailboxen.
In de meeste gevallen maakt de Exchange Server-beheerder gebruik van toegangsbeheer op basis van rollen om het aanmaken en beheren van een Discovery Management Group te ondersteunen, waarmee aangewezen gebruikers discovery-taken kunnen uitvoeren - zoals het specificeren van zoekcriteria en berichttypen - zonder hoge beheerdersrechten te hebben. Zoekopdrachten kunnen ook worden gelogd, zodat de zoekactiviteiten ter verificatie kunnen worden bekeken.