Een dagvaarding is een door de rechtbank uitgevaardigd bevel aan een persoon of vertegenwoordiger van een onderneming om voor de rechtbank te verschijnen of om specifiek bewijs te leveren. Het niet voldoen aan een dagvaarding zonder goede reden kan leiden tot minachting van de rechtbank. Wetgeving zoals de Sarbanes-Oxley Act en de voorschriften van de Securities Exchange Commission (SEC) bepalen hoe met informatie moet worden omgegaan en hoe lang deze moet worden bewaard.
Subpoena's worden vaak uitgevaardigd voor opgeslagen of gearchiveerde gegevens zoals e-mail of instant messaging correspondentie. Als bijvoorbeeld een directeur van een bedrijf wordt beschuldigd van handel met voorkennis, kan een dagvaarding alle e-mailberichten opvragen die gedurende een bepaalde periode zijn verzonden en ontvangen. Indien de directeur deze gegevens niet kan overleggen, kan de rechtbank een dagvaarding uitvaardigen aan elke Internet Service Provider (ISP) die zijn internetaccount(s) beheert. Dagvaardingen kunnen ook worden gericht aan mensen met wie de beschuldigde persoon regelmatig correspondeert.
E-mailberichten moeten worden beschouwd als zakelijke documenten en moeten dienovereenkomstig worden opgeslagen. Zorgvuldige archivering van e-mail (ook wel e-mail retention genoemd) is, net als het bewaren van belastinggegevens, een essentieel onderdeel geworden van de routine van het bijhouden van gegevens voor alle bedrijven.
Het woord subpoena is afgeleid van de Latijnse uitdrukking sub poena, wat onder sanctie betekent.
- Lees meer over compliance op SeachCompliance.com.