Een booking engine is een software as a service (SaaS) toepassing die door horecabedrijven wordt gebruikt om gasten de mogelijkheid te bieden online een accommodatie te reserveren. In computerprogrammering is een engine een programma dat een kern- of essentiële functie voor andere programma's uitvoert. Reservatiemotoren hebben twee kanten: de back-end en de klantgerichte kant. De back-end wordt gebruikt door bedrijven op te zetten, te beheren en te beoordelen reserveringen en de klant-gerichte kant kunnen gasten om zelf te boeken kamers.
Een booking engine kan verzamelen credit card informatie en samen te werken met een online merchant service of betaling gateway om deposito's en betalingen te verwerken. De software kan ook automatisch verwerken van alle online reserveringen, voer ze in het systeem van het bedrijf en de kalender en veilig op te slaan klantgegevens, alsmede de gasten te voorzien van real-time updates over de beschikbaarheid en huurprijzen.
De meeste gasten beschouwen online boeken als een handige en gemakkelijkere oplossing, omdat ze kunnen hun reservering te maken wanneer ze willen in plaats van te wachten om te praten met iemand aan de telefoon. Daarom bedrijven die gebruik maken van booking engines in de eerste plaats profiteren van de oprichting van een systeem dat gasten in staat stelt om gemakkelijk toegang tot boeking en betaling processen zonder de hulp van het hotel personeel of reisbureaus.
Hoe werkt een booking engine?
Er zijn vijf belangrijke stappen die een rol spelen bij de implementatie van een booking engine. Deze zijn:
- Invoer van zakelijke informatie zoals kamerbeschrijvingen, tarieven, foto's en inventaris.
- Gasten communiceren met de software.
- De beschikbaarheid van de accommodatie wordt voortdurend bijgewerkt via alle kanalen.
- Automatische e-mails worden verzonden om de reservering te bevestigen en gasten te begroeten voordat ze aankomen.
- Review verzoeken en promo codes worden verspreid naar klanten.
Veel booking engines zijn web apps die volledig bestaan op de website van het bedrijf; klanten zijn niet verplicht om programma's te installeren om een online reservering te voltooien. Wanneer een klant op de website van het bedrijf belandt, wordt hem gevraagd te kiezen welke dienst hij wil boeken. Door op een optie te klikken, wordt de gast naar de boekingspagina geleid waar hij via een beveiligde betalingsgateway voor de dienst kan betalen. Het boekingsproces is voltooid wanneer de betaling van de gast is overgemaakt aan het gastbedrijf.
Boekingsmotor functies
Verschillende softwareleveranciers bieden boekingsmotoren aan voor horecabedrijven - waaronder Zaui Software, roomMaster, Easy Innkeeping en Little Hotelier - en elke motor beschikt over verschillende functies. Deze verscheidenheid helpt om een dienst meer geschikt voor een bepaald type bedrijf, zoals een klein, onafhankelijk hotel, en een andere dienst meer geschikt voor een ander type bedrijf, zoals een grotere keten van hotels.
Enkele van de meest aangeboden functies zijn:
- een gebruikersinterface (UI) die gemakkelijk te begrijpen en te bedienen is;
- een afbeeldingengalerij;
- een zoekoptie;
- de mogelijkheid om de boekingsmotor aan te passen en te bewerken;
- geïntegreerde, veilige betalingsgateways;
- a review system;
- simple room management and tracking;
- the ability to support various languages and currencies;
- adaptability to mobile devices; and
- offline booking capabilities.
Benefits of booking engines
Booking engines are designed to ease reservation processes for both businesses and their guests. Specific benefits include:
The ability to increase bookings - Guests are more likely to book through a site with an integrated booking engine. The software provides flexibility that allows guests to make reservations whenever they want instead of waiting to speak with a staff member on the phone. Bovendien kunnen gasten met een reserveringssysteem op de website eenvoudig klikken en reserveren zonder te worden afgeleid door andere aanbiedingen of deals.
Controle over de ervaring van de klant gedurende het hele traject - De ervaring van de klant (CX) begint zodra hij op de website van het bedrijf terechtkomt. Hun enige interactie met het bedrijf voorafgaand aan hun verblijf is via de content die specifiek voor de website is gekozen. Daarom kunnen bedrijven boekingsengines gebruiken om hun naamsbekendheid te vergroten en de relatie met hun klanten te verbeteren door ervoor te zorgen dat het boekingsproces een positieve ervaring is.
Bedrijven betalen minder commissie - Reserveringen die rechtstreeks via de website van het bedrijf worden gemaakt, kosten minder commissie dan reserveringen die via een online reisbureau (OTA) worden gemaakt - zoals Expedia, TripAdvisor, Trivago en de Priceline Group - waardoor de bruto-inkomsten toenemen.
Verminderde afhankelijkheid van online reisbureaus - OTA's kunnen bedrijven helpen door de naam van het bedrijf te verspreiden, de aanwezigheid van het bedrijf in zoekresultaten te vergroten en een betrouwbare website te bieden waar gasten via kunnen boeken. Echter, als alle reserveringen worden gemaakt via OTA's, dan kunnen bedrijven ervaren een grote daling van de inkomsten. Zoals hierboven vermeld, zal reserveringen rechtstreeks via de website van het bedrijf kost minder in de commissie dan die gemaakt via OTA's. Daarom helpen embedded booking engines de inkomstenbronnen van bedrijven te behouden door een alternatief te bieden voor OTA's en het reserveringsproces op de website van het bedrijf te houden.
Gasten kunnen in hun eigen taal en valuta betalen - Veel booking engines hebben de mogelijkheid om met meerdere talen en valuta's te werken. Dit verhoogt de gebruiksvriendelijkheid en het comfort voor gasten en wekt hoge verwachtingen van het bedrijf vanaf de eerste interactie.
Vrijheid om verschillende promoties aan te bieden - Door het integreren van booking engines in de website kan een bedrijf gemakkelijk en snel last-minute aanbiedingen en kortingen aanbieden. Deze promoties kunnen worden gebruikt om merkloyaliteit te bevorderen en de kans te vergroten dat gasten positieve ervaringen hebben en vleiende recensies achterlaten.
Andere voordelen zijn:
- Het personeel besteedt minder tijd aan de telefoon en meer tijd aan het persoonlijk helpen van de huidige gasten.
- Boekingsengines kunnen het aantal gasten dat niet komt opdagen voor hun reservering, verminderen.
- Online boeken vergemakkelijkt snellere betalingen.
- Data verzameld door booking engines en andere boekingssoftware kan waardevolle inzichten verschaffen over bedrijfsprocessen.
Booking engine security
Het delen van financiële informatie online kan riskant zijn; het gebruik van booking engines is daarop geen uitzondering. Daarom is het belangrijk om te bevestigen dat een boekingssysteem veilig is voordat u het gebruikt. Veilige booking engines zullen gebruikersgegevens beschermen tegen afluisteren, masquerading, corruptie en denial-of-service aanvallen met behulp van een combinatie van Hash Function en Public en Private Key Cryptografie. Het aanbieden van een veilige booking engine zal direct een bedrijf met geloofwaardigheid en betrouwbaarheid, alsmede de bescherming van hun reputatie.
Om ervoor te zorgen de volledige bescherming van de klant gegevens en betalingsgegevens, moet een booking engine onderhouden Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) Compliance. PCI DSS-naleving vereist dat:
- Er wordt een beveiligingsbeleid bijgehouden dat de beveiliging van het bedrijf en het systeem aanpakt.
- Creditcardinformatie is alleen beschikbaar op een need-to-know basis.
- De website wordt bevestigd dat deze goed beveiligd is.
- Exclusiviteit wordt ingesteld en members-only pagina's worden verborgen voor het publiek.
- Managers worden voorzien van administratieve accounts binnen de booking engine.
- Activiteit en beveiliging worden goed gelogd in de booking engine.
- Vergevoelige informatie van kaarthouders wordt beschermd door middel van encryptie.
- Systemen worden regelmatig getest om compliance te waarborgen.
- Antivirussoftware is up-to-date op alle systemen.
Routine PCI DSS scans bevestigen dat een booking engine aan de minimale compliance-eisen voldoet door te controleren op kwetsbaarheden en veel voorkomende beveiligingsfouten in de serverconfiguratie. Als een bedrijf minder dan 6 miljoen transacties per jaar doet, kunnen zowel de scan als het rapport via een online dienstverlener worden uitgevoerd en opgesteld. Als een bedrijf echter meer dan 6 miljoen verkopen per jaar produceert, heeft het een Qualified Security Assessor (QSA) nodig om ter plaatse audits uit te voeren van zowel de faciliteiten van het bedrijf als de server hosting-omgeving.
De toekomst van booking engines
Als booking engines zich blijven ontwikkelen, zullen ze zich naar verwachting meer gaan richten op het leveren van precies datgene wat de klant wil op elk apparaat dat hij wil gebruiken - zoals een smartphone, tablet of laptop.
Data mining, machine learning, kunstmatige intelligentie en deep learning zullen allemaal de mogelijkheden van booking engines aanzienlijk vergroten en de toenemende personalisering van diensten mogelijk maken. Machine learning en kunstmatige intelligentie zullen relevante resultaten opleveren tijdens het hele besluitvormingsproces van de gast, waardoor het boekingsproces eenvoudiger wordt en de conversieratio toeneemt. Bovendien zal de grotere hoeveelheid verzamelde klantgegevens bedrijven helpen merkentrouw op te bouwen en te zorgen voor terugkerende klanten.