Bezetlampenveld (BLF)

Een bezetlampenveld (BLF) is een lampje op een VoIP-telefoon -- ook bekend als een IP-telefoon -- dat eindgebruikers laat weten wanneer een andere extensie binnen het systeem in gebruik is door een duidelijke status op het display van de telefoon weer te geven. De BLF moet door de gebruiker van de telefoon handmatig worden geconfigureerd op een compatibel toestel, hetzij als een add-on functie die op de telefoon kan worden aangesloten, hetzij als software op een computer. Het aantal BLF's dat op een telefoon kan worden toegepast, varieert afhankelijk van het gebied en het type toepassing. BLF is een waardevolle aanwinst voor bedrijven die een groot aantal telefoonlijnextensies onder één systeem gebruiken.

Op nieuwere telefoons is het lampje een kleine light-emitting diode (LED) die van kleur verandert op basis van de lijnstatus. Hoewel de kleurenschema's verschillen tussen original equipment manufacturers (OEM's),  groen, rood en oranje worden meestal gebruikt om een beschikbaar, bezet of fout status, respectievelijk aan te duiden. Bij duurdere telefoons kan de BLF-functie bestaan uit een toets op het aanraakscherm in plaats van een fysieke toets.

Hoe BLF werkt

BLF werkt in een proces van drie stappen: aanmelden, melden en afmelden. In dit proces staat de telefoon die het BLF-verzoek indient bekend als de abonnee.

Als het BLF door de gebruiker is geconfigureerd, stuurt de telefoon een subscribe session initiation protocol (SIP) bericht naar de IP PBX met het verzoek om te worden geattendeerd op de status van een specifieke extensie of lijst van extensies. De server verifieert dan de telefoon die het verzoek indient en stuurt een 200 OK SIP-bericht terug naar de abonnee, dat door het toestel moet worden herkend. Zodra dit is gebeurd, is het aanmeldingsproces voltooid en wordt de aangevraagde extensie of reeks extensies bewaakt.

Een notify SIP-bericht wordt naar de abonnee gestuurd om de status van de te bewaken lijn bekend te maken. Het notify SIP-bericht bevat extensible markup language (XML) in de body van het bericht. Telkens wanneer de status van de extensie wijzigt, wordt een notify SIP-bericht teruggestuurd naar de abonnee. De telefoon moet dit bericht nogmaals bevestigen en vervolgens een 200 OK SIP-bericht terugsturen.  De herhaling van deze acties vormt het notify-proces.

Tot slot kan een telefoon zich afmelden voor BLF door nog een subscribe SIP-bericht naar de IP PBX te sturen met de expires-header op 0 gezet. Dit is het afmeldproces.

Gebruik van BLF

BLF kan op talloze manieren worden gebruikt door bedrijven die telefoonsystemen met meerdere extensies gebruiken. De telefoon van een secretaresse kan bijvoorbeeld worden geconfigureerd om de gespreksstatus van de lijn van de baas weer te geven, zodat de secretaresse weet of de baas al dan niet in gesprek is. De secretaresse kan dan beslissen of ze de nieuwe beller in de wacht zet of doorverbindt met de baas.

Callcenters en klantenondersteuningsgroepen kunnen BLF ook waardevol vinden. Met BLF kunnen medewerkers zien of hun collega's vrij zijn om een ondersteunend gesprek aan te nemen of dat hun supervisor op een andere lijn zit en geen andere klant kan helpen.

Een ander voorbeeld van BLF-gebruik is voor teams die aan een specifiek project werken. Met behulp van BLF kunnen supervisors de extensies van teamleden in de gaten houden en vice versa, zodat alle teamleden op de hoogte zijn van elkaars huidige status.

Daarnaast kan BLF worden geïntegreerd in vast-mobiel convergentieomgevingen en worden gebruikt met mobiele telefoons of smartphones. Hierbij wordt de telefoon gekoppeld aan het BLF, bijna als een normaal toestel. Het BLF toont dan de gespreksstatus van de medewerker op kantoor, zodat collega's weten of ze hun mobiele telefoon of smartphone gebruiken, zelfs als ze zich op een volledig andere locatie bevinden.

Een andere belangrijke toepassing van BLF is call pickup. BLF kan zo worden geconfigureerd dat een gesprek dat is bedoeld voor een specifieke extensie of persoon die op dat moment niet kan opnemen, kan worden overgenomen door een andere medewerker op een andere extensie, zodat externe bellers - zoals klanten of leveranciers - zelden in de wacht hoeven te worden gezet.

Andere functies van BLF

BLF heeft meerdere andere functies, naast het verstrekken van lijnstatusinformatie en de mogelijkheid voor andere lijnen om het gesprek aan te nemen. BLF kan bijvoorbeeld worden gebruikt met call park om het snel doorverbinden van gesprekken te vergemakkelijken. Gespreksparkeren is een functie waarmee een persoon een gesprek op een telefoon in de wacht kan zetten en vervolgens het gesprek op een andere telefoon kan voortzetten. BLF kan zo worden geconfigureerd dat de status van enkele parkeerposities wordt getoond om aan te geven wanneer ze in gebruik zijn. Met behulp van dit systeem kan een secretaresse aankondigen dat een gesprek op een specifieke lijn voor een medewerker is geparkeerd en de medewerker kan dan naar een andere telefoon met BLF-parkeertoetsen gaan, de lijn verlicht zien en het gesprek aannemen.

BLF-toetsen kunnen ook worden gebruikt voor snelkiezen. Elke toets kan worden toegewezen om met één druk op de knop het gekoppelde toestel te bellen. Dit is het voordeligst wanneer het alleen wordt gebruikt voor lijnen die vaak worden gebeld of die moeten worden bewaakt. Als voor elke werknemer een toets wordt ingesteld, bespaart dit niet veel tijd, omdat de eindgebruiker de hele lijst moet doorzoeken om de gewenste aansluiting te vinden.

Belang van BLF

BLF verhoogt de zichtbaarheid van het telefoonsysteem en houdt de communicatiestroom op kantoor in stand. Lijnstatus is een nuttig hulpmiddel in een bedrijfscontext omdat het werknemers in staat stelt te weten wanneer de lijnen van hun collega's of bazen bezet zijn en gesprekken tussen afdelingen door te schakelen zonder bestaande gesprekken te onderbreken.

BLF is een waardevolle functie voor ondernemingen die hun klanten met een live, beschikbaar persoon willen verbinden en tevens tijd willen besparen bij het gebruik van zakelijke telefoons. Al met al stelt het bedrijven in staat hun communicatie te stroomlijnen en klanten beter van dienst te zijn.